Вирішення проблем складського обліку: реальний кейс інтеграції KeyCRM-Dilovod

Які особливості процесу розробки інтеграції «KeyCRM – Dilovod»?

Розв’язання проблем складського обліку товарів онлайн-магазину стало основною передумовою створення інтеграції «KeyCRM – Dilovod». Інтеграція можлива з будь-якою CRM з відкритим API, яка доступна для відкритого використання, враховуючи відповідний функціонал обраної системи. Вибір стояв серед наступних облікових систем: Remonline, Dilovod, Method CRM, QUINCEFIN та AsterilCRM. В процесі прийняття рішення, враховувалась кількість товарів, розміщених в онлайн-магазині, використання їх різновидів, наявність спільного ідентифікатора між системами, зокрема, артикула, а також вибір основної платформи для початкового створення товарів. Враховуючи необхідний розширений функціонал, обрано Dilovod – онлайн-сервіс для ведення управлінського та бухгалтерського обліку і звітності.
Налаштування інтеграції KeyCRM з Dilovod забезпечує суттєві можливості в процесі здійснення інтернет-торгівлі:

• разове завантаження товарів з Dilovod до KeyCRM;
• оновлення цін та залишків товарів з Dilovod в KeyCRM;
• вивантаження замовлень з KeyCRM до Dilovod;
• додаткові можливості (за погодженням).

Отримати консультацію

ОЧІКУВАНІ РЕЗУЛЬТАТИ

Чітка автоматизована синхронізація залишків товарів та їх цін (облікової та роздрібної) являлась основною очікуваною метою налаштування інтеграції «KeyCRM – Dilovod» для забезпечення повноцінної роботи онлайн-магазину замовника. Створення товарів передбачалось у Dilovod, як в еталонній системі, а потім імпортування їх у KeyCRM. Зокрема, KeyCRM планувалось використовувати для обробки замовлень: відвантаження/списання товару, а інформацію про їх залишки передавати в Dilovod. На стороні Dilovod мало здійснюватися ведення складського обліку (надходження товарів, переміщення, списання, інвентаризації, цінової політики тощо), а інформацію про результати (залишки та ціни) мали передаватися в KeyCRM.
Термін виконання роботи з налаштування інтеграції передбачався тривалістю – 14 днів.
​
Передумовою роботи з налаштування інтеграції «KeyCRM – Dilovod» сформульовано початкове технічне завдання, яке передбачало наступне:
1. Вивантаження інформації про товари з Dilovod у KeyCRM: залишки, роздрібна та облікова ціни.
2. Вивантаження замовлень з KeyCRM у Dilovod: за статусом в KeyCRM «Замовлення підтверджено» та переведення товару в статус «Відвантаження за замовленням» у Dilovod.
3. Автоматичне створення відвантаження, тобто списання товару зі складу, у Dilovod, при статусі замовлення "Виконано" у KeyCRM. При необхідності, додаткове налаштування зміни статусу прив'язки в KeyCRM, по якому списуватиметься товар в Dilovod.
​
Обов’язковими умовами для налаштування інтеграції «KeyCRM – Dilovod» визначені:

• наявність хостингу з доменом для розміщення файлів інтеграції та запуску їх в автоматичному режимі;
• надання замовником доступів з правами адміністратора для виконавців інтеграції «KeyCRM- Dilovod» на обох платформах.

РИЗИКИ

На момент налаштування інтеграції «KeyCRM – Dilovod» в KeyCRM був наявний коректний склад, тобто залишки товарів з цінами. Щоб уникнути збоїв інформації даних перед запуском повної інтеграції була внесена актуальна інформація про залишки у Dilovod.

ЕТАПИ РОБОТИ

Розробка інтеграції

Наявність в обох системах однакової номенклатури та однакових ідентифікаторів товарів – «артикулів», давало можливість розмістити товари у Dilovod, як в еталонній системі, а потім імпортувати їх до KeyCRM. Автоматизоване створення товарів у KeyCRM було неможливим через відсутність такого функціонала в його API. Видалення товарів планувалось здійснювати у кожному сервісі окремо, тому що автоматичне видалення інформації про товари на обох платформах може призводити до збоїв системи, внаслідок чого будуть видалятися дані.


Після проведення імпорту товарів в Dilovod з KeyCRM, здійснювався подальший пошук шляхів внесення їх показника облікової ціни. Онлайн-магазин замовника інтеграції – імпортер товарів, закупівельні ціни у якого систематично різнилися при кожному наступному постачанні товарів, при цьому роздрібні ціни не змінювались. З метою розв’язання даного питання у KeyCRM запропоновано два методи: перший – працює з вартістю товару та залишками, другий – з ціною продажу, закупівлею та габаритами.
Проведені налаштування в інтеграції, а саме, вивантаження замовлень з KeyCRM у Dilovod за статусом KeyCRM «Замовлення підтверджено» та автоматичне створення відвантаження, тобто списання товару зі складу, у Dilovod, за статусом замовлення KeyCRM «Виконано».

Визначено товар, на якому здійснені тестування оновлення залишку, роздрібної та облікової цін – «(BRYBPB) BLACKROLL Yoga Belt». При цьому були змінені роздрібна ціна, залишок та закупівельна вартість для того, щоб вони відрізнялись в обох системах інтеграції. В результаті спостережень виявлено, що усі показники були автоматично успішно оновлені.
Черговим питання, яке постало перед коректним включенням повноцінного обміну – збереження усієї інформації щодо показників цін (роздрібної та облікової) та залишку товарів у KeyCRM. З’ясувалось, що для включення усієї інтеграції за всіма товарами онлайн-магазину, вкрай необхідним була чергова актуалізація всіх даних в Dilovod. Оскільки інформація про залишки товарів в Dilovod була актуальна на момент початкового етапу налаштування інтеграції, але з того часу були надходження та списання товару зі складу в результаті оформлення замовлень для покупців в KeyCRM. З метою уникнення помилок системи під час включення повної інтеграції було проведено інвентаризацію складської продукції та внесена отримана інформація в обидві системи. Лише тоді стало можливим створення нових замовлень в KeyCRM з подальшою їх передачею в Dilovod.

Отримати консультацію

Виконання додаткових потреб

В процесі налаштування інтеграції «KeyCRM – Dilovod» виникли додаткові потреби:
1. Вивантаження замовлення в Dilovod за статусом KeyCRM «Замовлення підтверджено» та переведення товару в Dilovod у статус «Резерв».
2. Створення відвантаження в Dilovod за статусом «Передано Кур’єру» в KeyCRM.
3. Бажаний інтервал обміну даних між системами 5-10 хв.
4. За статусом «Скасовано» в KeyCRM – замовлення у Dilovod має позначатись на видалення.
5. За статусом «Повернено» в KeyCRM має створюватись документ «Повернення товару» на підставі відповідного відвантаження, а замовлення має позначатися на видалення у Dilovod.
6. За статусом «Виконано» має одночасно створюватись замовлення та відвантаження у Dilovod.
7. Відповідно до наявності у KeyCRM кількох складів необхідно налаштувати функцію передавання замовлення та відвантаження у Dilovod з конкретного складу.


Додаткові потреби, які виникли у процесі налаштування усієї синхронізації програмного забезпечення обох платформ – вирішені позитивно, окрім тих, які, виходячи із функціональних обмежень в Dilovod за API, розробити неможливо. Серед таких – неможливе налаштування переведення товару у статус «Резерв», а також неможливим є відстеження конкретного складу серед кількох наявних у KeyCRM, на який оформлено замовлення у Dilovod.

Тестування інтеграції

Наступні тестування інтеграції «KeyCRM – Dilovod» виявляли певні баги, зокрема:
- в Dilovod перенеслись декілька «порожніх» замовлень та створились відповідно «порожні» відвантаження. В момент виправлення помилки оновлено відповідно декілька попередніх замовлень, після чого робота інтеграції була коректною;
- у картках всіх товарів KeyCRM злетіли показники їх параметрів габаритів (ваги та розмірів). Виправлення збоїв даних не стосувалися сторони розробки інтеграції через обмеження прав доступу до платформи, тому, інформація заново внесена замовником;
- некоректна робота інтеграції спостерігалась у певних замовленнях, в процесі яких не змінювався залишок товару в KeyCRM, під час якого списання товару зі складу передавалися в Dilovod, а також помилки з’являлись у неможливості передавання імені та прізвища клієнтів у Dilovod. Дані помилки виправлені успішно при розробці інтеграції.

ВИСНОВКИ

Висока результативність, в процесі виконання великої кількості поставлених технічних завдань, з метою налаштування очікуваного функціонування систем, дозволила запустити інтеграцію «KeyCRM – Dilovod» для всіх товарів онлайн-магазину замовника. Внаслідок чого, їх залишки та обидва показники вартості оновлювались з бажаним інтервалом – 2-3 хвилини, а інформація про наявність усього асортименту оновлювалась один раз на 10 хвилин.
Проведена робота з виправлення достатньої кількості помилок, які виникали під час тестування системи інтеграції «KeyCRM – Dilovod». Також, поява нових багів – прогнозована у майбутньому, під час подальшої роботи онлайн-магазину. До цього можуть призводити функціональні обмеження зі сторони Dilovod.
В цілому, реалізація проєкту з розробки інтеграції «KeyCRM – Dilovod» вважається успішною, виходячи з усіх технічних можливостей програмного забезпечення відповідних платформ.