Решение проблем складского учета: реальный кейс интеграции KeyCRM-Dilovod

Какие особенности процесса разработки интеграции «KeyCRM – Dilovod»?

Решение проблем складского учета товаров онлайн-магазина стало основным условием создания интеграции «KeyCRM – Dilovod». Интеграция возможна с любой CRM с открытым API, которая доступна для открытого использования, учитывая соответствующий функционал выбранной системы. Выбор стоял среди следующих учетных систем: Remonline, Dilovod, Method CRM, QUINCEFIN и AsterilCRM. В процессе принятия решения учитывалось количество товаров, размещенных в онлайн-магазине, использование их разновидностей, наличие общего идентификатора между системами, в частности артикула, а также выбор основной платформы для первоначального создания товаров. Учитывая необходимый расширенный функционал, выбран Dilovod – онлайн-сервис для ведения управленческого и бухгалтерского учета и отчетности.
Настройка интеграции KeyCRM с Dilovod обеспечивает существенные возможности в процессе осуществления интернет-торговли:

• разовая загрузка товаров из Dilovod в KeyCRM;
• обновление цен и остатков товаров из Dilovod в KeyCRM ;
• выгрузка заказов из KeyCRM в Dilovod;
• дополнительные возможности (по согласованию).

Получить консультацию

ОЖИДАЕМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

Четкая автоматизированная синхронизация остатков товаров и их цен (учетной и розничной) была основной ожидаемой целью настройки интеграции «KeyCRM – Dilovod» для обеспечения полноценной работы онлайн-магазина заказчика. Создание товаров предполагалось у Dilovod, как в эталонной системе, а затем импортирование их в KeyCRM. В частности, KeyCRM планировалось использовать для обработки заказов: отгрузки/списания товара, а информацию об их остатках передавать в Dilovod . На стороне Dilovod должно осуществляться ведение складского учета (поступления товаров, перемещения, списания, инвентаризации, ценовой политики и т.д.), а информацию о результатах (остатки и цены) должны были передаваться в KeyCRM.
Срок выполнения работы по настройке интеграции предполагался продолжительностью – 14 дней.
​
Предпосылкой работы по настройка интеграции «KeyCRM – Dilovod» сформулирована начальная техническая задача, которая предусматривала следующее:
1. Выгрузка информации о товарах из Dilovod в KeyCRM: остатки, розничная и учетная цены.
2. Выгрузка заказов из KeyCRM в Dilovod: по статусу в KeyCRM «Заказ подтвержден» и перевод товара в статус «Отгрузка по заказу» в Dilovod.
3. Автоматическое создание отгрузки, то есть списание товара со склада, в Dilovod, при статусе заказа "Выполнено" в KeyCRM. При необходимости дополнительная настройка изменения статуса привязки в KeyCRM, по которому будет списываться товар в Dilovod.
​
Обязательными условиями для настройки интеграции «KeyCRM – Dilovod» определены:

• наличие хостинга с доменом для размещения файлов интеграции и запуска их в автоматическом режиме;
• предоставление заказчикам доступов с правами администратора для исполнителей интеграции «KeyCRM-Dilovod» на обеих платформах.

РИСКИ

На момент настройки интеграции «KeyCRM – Dilovod» в KeyCRM имелся корректный состав, то есть остатки товаров с ценами. Чтобы избежать сбоев информации данных перед запуском полной интеграции, была внесена актуальная информация об остатках в Dilovod.

ЭТАПЫ РАБОТЫ

Разработка интеграции

Наличие в обеих системах одинаковой номенклатуры и одинаковых идентификаторов товаров – «артикулов» давало возможность разместить товары в Dilovod, как в эталонной системе, а затем импортировать их в KeyCRM. Автоматизированное создание товаров в KeyCRM было невозможно из-за отсутствия такого функционала в его API. Удаление товаров планировалось производить в каждом сервисе отдельно, так как автоматическое удаление информации о товарах на обеих платформах может приводить к сбоям системы, в результате чего будут удаляться данные.


После проведения импорта товаров в Dilovod из KeyCRM, производился дальнейший поиск путей внесения их показателя учетной цены. Онлайн-магазин заказчика интеграции – импортер товаров, закупочные цены у которого систематически отличались при каждой последующей поставке товаров, при этом розничные цены не изменялись. В целях решения данного вопроса в KeyCRM предложено два метода: первый – работает со стоимостью товара и остатками, второй – с ценой продажи, закупкой и габаритами.

Произведены настройки в интеграции, а именно, выгрузка заказов из KeyCRM в Dilovod по статусу KeyCRM «Заказ подтвержден» и автоматическое создание отгрузка, то есть списание товара со склада, в Dilovod, по статусу заказа KeyCRM «Выполнено».
Определен товар, на котором проведены тестирование обновления остатка, розничной и учетной цен – (BRYBPB) BLACKROLL Yoga Belt. При этом были изменены розничная цена, остаток и закупочная стоимость, чтобы они отличались в обеих системах интеграции. В результате наблюдений было обнаружено, что все показатели были автоматически успешно обновлены.
Очередным вопрос, стоящий перед корректным включением полноценного обмена – сохранение всей информации относительно показателей цен (розничной и учетной) и остатка товаров в KeyCRM. Выяснилось, что для включения всей интеграции по всем товарам онлайн-магазина крайне необходима была очередная актуализация всех данных в Dilovod. Поскольку информация об остатках товаров в Dilovod была актуальна на момент начального этапа настройки интеграции, но с тех пор были поступления и списания товара со склада в результате оформления заказов для покупателей в KeyCRM. Во избежание ошибок системы при включении полной интеграции была проведена инвентаризация складской продукции и внесена полученная информация в обе системы. Только тогда стало возможным создание новых заказов у KeyCRM с последующей их передачей в Dilovod.


Получить консультацию

Выполнение дополнительных потребностей

В процессе настройки интеграции «KeyCRM – Dilovod» возникли дополнительные потребности:
1. Выгрузка заказа в Dilovod по статусу KeyCRM «Заказ подтвержден» и перевод товара в Dilovod в статус «Резерв». b>
2. Создание отгрузка в Dilovod по статусу «Передано Курьеру» в KeyCRM.
3. Желательный интервал обмена данных между системами 5-10 мин.
4. По статусу Отменено в KeyCRM – заказ у Dilovod должен отмечаться на удаление.
5. По статусу Возвращено в KeyCRM должен создаваться документ «Возврат товара» на основании соответствующей отгрузки, а заказ должен сказываться на удаления в Dilovod.
6. По статусу «Выполнено» должен одновременно создаваться заказ и отгрузка у Dilovod .
7. В соответствии с наличием в KeyCRM нескольких составов необходимо настроить функцию передачи заказа и отгрузки в Dilovod из конкретного состава.
Дополнительные потребности, возникшие в процессе настройки всей синхронизации программного обеспечения обеих платформ – решены положительно, кроме тех, которые исходя из функциональных ограничений в Dilovod по API, разработать невозможно. Среди таких – невозможная настройка перевода товара в статус «Резерв», а также невозможно отслеживание конкретного состава среди нескольких имеющихся в KeyCRM, на который оформлен заказ у Dilovod.

Тестирование интеграции

Последующие тестирования интеграции «KeyCRM – Dilovod» выявляли определенные баги, в частности:
- в Dilovod перенеслись несколько «пустых» заказов и создались соответственно «пустые» отгрузки. В момент исправления ошибки обновлено несколько предварительных заказов, после чего работа интеграции была корректной;
- в карточках всех товаров KeyCRM взлетели показатели их параметров габаритов (весов и размеров). Исправления сбоев данных не касались стороны разработки интеграции из-за ограничения прав доступа к платформе, поэтому информация заново внесена заказчиком;
- некорректная работа интеграции наблюдалась в определенных заказах, в процессе которых не изменялся остаток товара в KeyCRM, во время которого списание товара со склада передавалось в Dilovod, а также ошибки появлялись в невозможности передачи имени и фамилии клиентов в Dilovod. Данные ошибки исправлены успешно при разработке интеграции.

ВЫВОДЫ

Высокая результативность в процессе выполнения большого количества поставленных технических задач с целью настройки ожидаемого функционирования систем позволила запустить интеграцию «KeyCRM – Dilovod» для всех товаров онлайн-магазина заказчика. В результате чего их остатки и оба показателя стоимости обновлялись с желаемым интервалом – 2-3 минуты, а информация о наличии всего ассортимента обновлялась один раз в 10 минут.
Проведена работа по устранению достаточного количества ошибок, возникавших при тестировании системы интеграции «KeyCRM – Dilovod». Также появление новых багов – прогнозируемое в будущем, во время дальнейшей работы онлайн-магазина. К этому могут приводить функциональные ограничения со стороны Dilovod.
В целом, реализация проекта по разработке интеграции «KeyCRM – Dilovod» считается успешной, исходя из всех технических возможностей программного обеспечения соответствующих платформ.